CRM On-premise ou Cloud : quel choix faire ?

Depuis la crise sanitaire, la migration des entreprises vers le cloud s’est accélérée avec la généralisation du travail à distance. Le cloud s’est révélé être un outil essentiel pour mettre en œuvre la poursuite de l’activité de l’entreprise.  La distanciation sociale a poussé les entreprises à expérimenter des nouveaux modes de fonctionnement et de communication afin de maintenir l’activité économique et préserver les échanges entre les collaborateurs. 

Aujourd’hui, de nombreuses entreprises sont donc confrontées à un choix déterminant lorsqu’il s’agit d’héberger leur CRM :  On premise ou Cloud (Un CRM, c’est quoi ? Lire l’article).

Dans cet article, nous aborderons l’étape cruciale du choix d’hébergement de la solution CRM. A travers des conseils et des questions structurantes à se poser, nous vous aiderons à y voir plus clair.

 Définition On-premise / Cloud ?

  • L’hébergement on-premise désigne une solution (CRM) hébergée sur les serveurs de l’entreprise. L’entreprise peut stocker ses données et l’environnement technique de la solution sur ses propres serveurs. La solution est acquise pour une durée illimitée, il s’agit d’un achat permanent de licences utilisateurs
  • L’hébergement cloud désigne une solution (CRM), disponible et accessible par internet via un écosystème de services cloud. Le CRM sur le cloud est aussi appelé CRM en mode SaaS. La solution est disponible en ligne sous forme d’abonnement mensuel. La solution CRM est hébergée par l’éditeur dans la plupart des cas.

Avant de faire un choix, il convient de se poser plusieurs questions :

  1. Est-ce que l’entreprise peut se permettre des coûts initiaux d’installation et de maintenance liés à la l’hébergement sur site d’un CRM ?
  2. L’entreprise est-elle en croissance constante avec des applications métiers qui évoluent ? Dans quel cas, l’entreprise aura besoin de mises à jour et d’évolutions continues de son CRM ?
  3. Quel est le niveau de confidentialité des données qui vont être traitées et quelle est l’importance de la sécurité pour l’entreprise ?
  4. De quelles infrastructures et ressources humaines l’entreprise dispose-t-elle pour l’hébergement d’un CRM ?
  5. Est-ce que d’autres logiciels de l’entreprise doivent interagir avec le CRM ?

Comment choisir la bonne solution CRM ? Lire l’article

Les principales raisons pour lesquelles les entreprises choisissent de migrer vers le cloud

Optimisation des coûts

D’après un rapport du Forrester Total Economic Impact, les entreprises qui ont migré vers le cloud ont pu :

  • Réduire en moyenne le TCO de 10,25% (correspond au coût global d’un bien ou d’un service tout au long de son cycle de vie);
  • Réduire en moyenne les coûts de déploiement de 30 à 50 % par rapport aux clients sur site;
  • Économiser environ 40 % sur les dépenses administratives telles que les sauvegardes de serveur, l’utilisation du stockage, les restaurations et les mises à jour logicielles.

Lorsqu’une entreprise migre sur Dynamics CRM 365 online, elle doit tenir compte uniquement des frais de licences qui varient selon le type et le nombre d’utilisateurs à prendre, les frais d’exploitation (sa dépréciation, sa maintenance, la sécurité, la connectivités) et les frais indirects au déploiement (installation, maintenance, mises à jour)

 Les coûts éliminés lors d’une migration cloud sont assez nombreux :

  • Coût de matériel;
  • Coût de maintenance du matériel;
  • Coût de maintenance du logiciel, c’est-à-dire application de correctifs, sauvegarde, mise à niveau;
  • Coût de sécurité;
  • Exigences de conformité;
  • Frais d’administration.

Combien va me coûter la mise en place d’un CRM ? Lire l’article

Évolutivité

Avec un hébergement online, l’entreprise dépense uniquement ce dont elle a besoin (modèle pay as you go). Et si les besoins évoluent, l’entreprise peut facilement demander une augmentation ou une diminution des ressources utilisées.

Sur Dynamics 365 online, les utilisateurs CRM travaillent toujours avec la dernière version de la solution.  De nouvelles fonctionnalités sont souvent uniquement lancées pour la version online bien avant qu’elles arrivent sur la version on-premise.

De plus, grâce à l’écosystème online de Microsoft, les entreprises peuvent répondre aux différents besoins complémentaires avec les Business applications Cloud de Microsoft (Power BI, Office 365, PowerApps,Power Automate) et des applications développées par des tiers et disponible sur Microsoft AppSource.

Sécurité et fiabilité

De nombreuses études de cas ont démontré que les données hébergées dans le cloud sont beaucoup plus sécurisées que les données hébergées sur site.

Dynamics 365 online permet d‘avoir un meilleur contrôle sur les personnes qui ont accès au CRM et de gérer plus facilement où les données sont hébergées et qui l’utilise à un instant précis. L’entreprise bénéficie donc d’un contrôle total sur les personnes qui ont accès au système et sur la manière dont les informations sensibles sont traitées et stockées.

L’hébergement de Dynamics 365 online permet de disposer de ressources et moyens pour assurer une maintenance 24h/24 et 7j/7 par des experts techniques Microsoft. Ces experts se tiennent continuellement au courant des nouvelles cybermenaces et des exigences de conformité. De plus le SLA (pour Service Level Agreement en anglais, contrat de niveau de service en français) de disponibilité est de l’ordre de 99,99%.

Accessibilité

Un CRM hébergé dans le cloud est utilisable :

  • Partout;
  • Tout le temps;
  • Et depuis n’importe quel support (ordinateur, tablette, smartphone).

Tous les utilisateurs peuvent s’y connecter de façon simultanée et les informations sont mises à jour en temps réel. Il suffit d’avoir une connexion internet suffisante pour y accéder.

L’accessibilité du CRM est incontournable à l’ère du travail à distance, sans évoquer l’incertitude persistante provoquée par la pandémie.  Beaucoup d’utilisateurs CRM travaillent à domicile ou en déplacement, c’est pourquoi ils doivent avoir accès aux informations et actions commerciales du CRM. Ils augmentent de fait leur productivité et leur efficience en bénéficiant d’une haute accessibilité de la solution.

Les points de vigilance

La migration du CRM sur site vers le cloud a pour objectif de reprendre les composants de la solution CRM des anciennes versions de Microsoft Dynamics on premise de l’entreprise dans la dernière version de Microsoft Dynamics 365 Online. La mise à niveau ou la migration vers le cloud peut parfois présenter quelques risques.

Quelques exemples :

  • Dépendance vis-à-vis d’API et de SDK obsolètes;
  • Script/code non pris en charge;
  • Personnalisations non prises en charge et installés sur le serveur de l’entreprise;
  • Incohérence des données;
  • Rapports SQL en fonction des requêtes non prises en charge;
  • Connecteurs et plugins incompatibles.

Les points à considérer pour planifier efficacement la migration du CRM on premise vers Dynamics 365 online

  • Migration de données : C’est le transfert des données d’une application à une autre. Lorsque l’entreprise migre vers le cloud, elle doit transférer ses données dans le nouveau système.  Il est donc indispensable de mettre en place un plan de migration des données pour respecter le budget, les délais, et la sécurité des données durant la migration. Dans la plupart des cas, il sera nécessaire de préparer les données avant la migration en trois étapes : Extraction des données, nettoyage et transformation des données et enfin chargement des données.
  • Reprise des formulaires et des personnalisations non standards du CRM existant : L’analyse des écarts sera déterminé par la version sur site du logiciel que l’entreprise utilise. Tous les cas d’usage doivent être testés pour évaluer les écarts de fonctionnalité entre la version on premise et la version online. Cela peut être aussi le moment opportun pour auditer et analyser l’utilisation actuelle du CRM et exploiter les nouvelles fonctionnalités du CRM, uniquement disponible sur le cloud.  La version Dynamics 365 online fournit un nombre d’important de nouvelles fonctionnalités et d’améliorations qui peuvent répondre à des besoins métiers.  

Pour conclure, la migration on-premise/cloud doit être surtout perçue comme l’occasion de remettre à plat l’ensemble des processus de l’entreprise. Dans ce cas, il ne s’agit pas d’une migration technique iso-fonctionnalités ou presque mais d’un nouveau projet où l’on se limite à reprendre uniquement l’historique des données de l’ancien système.

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